Reunião mais humanizada influencia na produtividade - Blog Lifelong Workers | Ressignificando o trabalho, a renda e a vida ao longo dela.
grafismo com diversas cabeças sobrepostas. Do lado esquerdo elas são todas cinzas e do lado direito são coloridas. Ao centro as ideias se misturam.

Reunião mais humanizada influencia na produtividade

Um convite para uma reunião pode causar arrepios. Para muita gente, ela é marcada por demora e falta de clareza nas decisões. É imprescindível tornar as reuniões mais fluídas e eficientes para focar no que importa: a produtividade no trabalho.

Mas a produtividade inteligente e saudável, não a loucura em que a maioria de nós vive hoje sem tempo para nada né gente?

Trabalhar em equipe ou com equipe exige encontros para que seja possível definir projetos e ações, discutir pontos de vista e insights, trocar experiências… 

Apesar de necessárias, as reuniões, muitas vezes, são mal vistas porque trazem à tona uma sensação de perda de tempo.

Isso acontece porque falta clareza nas decisões tomadas em boa parte das reuniões.

Mas pode ser diferente. Esse tempo é importante e deve ser valorizado como tal. Uma boa reunião é capaz de gerar resultados positivos, gerar lucros e influenciar na produtividade e qualidade de vida de todos. 

Dá para fazer reuniões mais produtivas, com fluidez, de forma humanizada e eficiente.

Existem algumas técnicas que, se aplicadas, podem mudar o rumo desses encontros, sejam eles presenciais ou não, e deixá-los mais dinâmicos e eficazes.

Confira abaixo cinco dicas que podem fazer diferença numa reunião para guardar para sua carreira, seja você freeworker, esteja empreendendo ou ainda atuando para uma empresa. 

Reunião eficiente, mas humanizada

Sei que estamos aqui em busca da eficiência, mas ao iniciar uma reunião é necessário parar para escutar o próximo.

Uma rodada para que cada um traga o que sente e como chega logo no início da reunião é muito importante, especialmente quando há intenção genuína de envolver os participantes. 

Sim, esse check-in pode tomar tempo da sua reunião, mas não será perdido. Ele agrega o encontro, tornando-o mais humanizado, criando uma sincronia maior entre o grupo, incentivando uma maior produtividade em prol do objetivo.

Esse acolhimento inicial, dando voz a todos na empresa e fazendo com que cada um se sinta parte do todo, refletirá mais pra frente, o grupo perceberá uma melhora na fluidez.  

“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.” Steve Jobs 

Assim como no início, ao fim da reunião deve ser feita uma breve avaliação daquele encontro. 

No check-out, é importante identificar se algo precisa de mais atenção.

Uma equipe em sintonia é uma equipe que entende bem os procedimentos e com engajamento em prol do grupo, dos negócios e da(s) empresa(s).

Caso alguém esteja passando por um conflito pessoal, esta pessoa deve ser cuidada. Cabe ao facilitador ou facilitadora garantir de forma humanizada esse cuidado.

E é deste papel que o próximo item vai tratar. 

Facilitação: uma liderança importante para o sucesso da reunião 

Uma reunião demanda tempo das pessoas envolvidas. Então concorda que elas só devem acontecer quando houver uma necessidade real?

Fazer reuniões pede que a conversa esteja à serviço da equipe.

Para que isso aconteça de forma eficáz, fluída e ainda assim humanizada, é necessária a presença de uma pessoa que facilite o encontro, exercendo uma espécie de papel de liderança para tal momento.

Se você for a uma reunião e não tiver uma liderança deste tipo, por que não se  colocar à disposição para exercer esse papel ou ainda sugerir a escolha de alguém?  

Isso colabora para que o grupo passe e supere as tensões que possam surgir durante a conversa, além de manter o foco nas questões abordadas. 

Além disso, esta pessoa é responsável por trazer equilíbrio às vozes da equipe, sendo essencial para manter a fluidez da reunião, sem dispersões ou assuntos prolongados que envolvam muito poucos dos presentes na reunião.

Reunir, decidir e melhorar a produtividade: reunião é trabalho ou não?

Que reunião é trabalhosa, é de conhecimento de todos.

Mas, apesar de demandar tempo e energia e ser uma parte importante para nossa vida profissional, o trabalho, a produção, só acontecem mesmo depois da reunião. 

Portanto, uma reunião é bem sucedida quando ela facilita o trabalho logo após sua conclusão.

“Escolher um caminho significa abandonar outros – querer percorrer todos os caminhos possíveis é acabar não percorrendo nenhum.” Paulo Coelho

Reuniões mais fluídas sincronizam ações, empoderam pessoas, definem parâmetros, removem bloqueios e faz com que as pessoas se sintam capazes de cooperar de forma mais significativa com o projeto, aumentando a produtividade no trabalho. 

Se as reuniões que você tem feito não estão facilitando o seu trabalho é hora de repensar a maneira como ela está sendo conduzida.

Algo está desajustado. As reuniões devem servir ao trabalho.

Ter clareza nas decisões é essencial 

Uma das principais queixas de reuniões mal conduzidas é a falta de clareza nas decisões. 

Muitas vezes, os ânimos estão tão exacerbados que é impossível entender o que aconteceu ou como se chegou a tal resultado.

E é aqui que mais uma vez entra a liderança facilitadora. Este papel também é responsável por ajudar a manter a clareza das decisões, melhorando a produtividade nas reuniões e no que se segue a partir delas.

Se você exerce ou pretende exercer essa função certifique-se que as propostas que estão sendo discutidas e decididas estejam claras para todos.

Peça para alguém repetir, se necessário. De preferência, alguma outra pessoa. Se chover mudanças e ideias para o projeto, peça para alguém anotar as possíveis modificações ou melhorias. 

Quanto mais complexa for a decisão, maior é o trabalho, portanto, divida-a em pedaços até que fique compreensível para a equipe. 

Ao fim da reunião, a liderança deve recapitular com todos a decisão tomada, encaminhamentos e responsáveis.

Lembre-se: a ideia da reunião é que, logo após ela, todos trabalhem bem por um mesmo propósito. 

Organização também é a chave para uma reunião humanizada bem sucedida. 

Aqui a liderança facilitadora pode designar uma pessoa que ajude com os registros todos. 

O intuito é não apenas fazer um mero registro, mas um documento vivo, com nascimento, crescimento e fim.

Um documento que é constantemente revisado, aprimorado e até mesmo jogado fora quando não é mais útil. 

Organizar e burocratizar são coisas distintas. Enquanto a organização ajuda muito na produtividade de todos os envolvidos, a burocracia, atrapalha a produtividade.

Organizar é facilitar e simplificar, burocratizar é definir uma série de empecilhos e pedidos de “améns” que em vez de melhorar toda a dinâmica de trabalho, gera improdutividade e desânimo nas pessoas.

Ou seja, reuniões humanizadas e fluídas também tem um quê de sistematização nelas. E está tudo bem, por isso mesmo que quando pegamos o jeito, percebemos o quão melhores são este tipo de encontro.

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